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¿Que es un fichero?

Físicamente un fichero es el soporte en el que se encuentren almacenados o registrados los datos de carácter personal, pero jurídicamente el termino fichero está definido de una manera mucho más amplia y abstracta, incluyendo a “todo conjunto organizado de datos de carácter personal, que permita el acceso a los datos con arreglo a criterios determinados, cualquiera que fuere la forma o modalidad de su creación, almacenamiento, organización y acceso” |artículo 3.b de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal y artículo 5.1.k del Real Decreto 1720/2007.

Por lo tanto, bastará con que exista un conjunto de datos de carácter personal organizado de alguna manera que permita acceder a los datos utilizando algún criterio determinado para que legalmente se considere que estamos ante un fichero, independientemente de que el almacenamiento, organización y acceso a los datos se lleve a cabo de manera manual (ficheros no automatizados) o a través procedimientos informatizados (ficheros automatizados).


Ficheros automatizados y no automatizados

En función de cuál sea el procedimiento de almacenamiento, organización y acceso de los datos de carácter personal, la normativa sobre protección de datos diferencia entre dos tipos de ficheros, los ficheros automatizados y los ficheros no automatizados:

- Ficheros automatizados. Con el termino fichero automatizado la normativa sobre protección de datos se refiere a todo conjunto organizado de datos de carácter personal que permita acceder a la información relativa a una persona física determinada utilizando procedimientos de búsqueda automatizados (definición del autor). Están claramente incluidos dentro de este concepto los ficheros de datos personales que almacenan la información en soportes informáticos (bases de datos, archivos, carpetas etc.) y que se encuentran organizados de manera que se puede acceder a los datos personales utilizando cualquier tipo de aplicación o procedimiento informatizado.

- Ficheros no automatizados. Los ficheros no automatizados están definidos legalmente como “todo conjunto de datos de carácter personal organizado de forma no automatizada y estructurado conforme a criterios específicos relativos a personas físicas, que permitan acceder sin esfuerzos desproporcionados a sus datos personales, ya sea aquél centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica” (artículo 5.1.n Real Decreto 1720/20007). El mejor ejemplo de un fichero no automatizado lo tenemos en los archivadores existentes en la mayoría de las organizaciones en los que se almacenan expedientes de documentos organizados por grupos de personas (empleados, clientes, proveedores etc.) y estructurados de manera que se pueda localizar cada expediente utilizando criterios identificativos determinados (búsqueda alfabética por nombre o apellidos, etc.).


Agrupación de ficheros por su finalidad

Aunque físicamente los datos de carácter personal se encuentren almacenados en distintos tipos de ficheros e incluso aunque geográficamente se encuentren ubicados en distintas instalaciones, todos los ficheros físicos existentes en una organización determinada (automatizados y no automatizados) que hayan sido creados con la misma finalidad se agrupan en un solo fichero jurídico que es el que hay que notificar a la Agencia Española de Protección de Datos para su inscripción en el Registro General de Protección de Datos.

Para comprender mejor esta idea vamos a analizar cómo suelen tratar las empresas los datos personales de sus clientes; de manera general, los datos de los clientes se encuentran almacenados un software de facturación, en varios archivos informáticos (hojas de cálculo, archivos de texto...) y también en varias carpetas y archivadores que contienen la documentación de los clientes en formato papel (fichas, facturas etc.). Pues bien, aunque físicamente existe un fichero automatizado (formado por todos los archivos y aplicaciones informáticas) y un fichero no automatizado (formado por todas las carpetas y archivadores ordenados alfabéticamente por nombre y apellidos) jurídicamente se trata de un solo fichero de carácter “mixto” (automatizado y no automatizado) que ha sido creado con la finalidad de gestionar las relaciones comerciales entre la empresa y sus clientes.

El fichero de nuestro ejemplo será notificado a la Agencia Española de Protección de Datos como un “fichero mixto” al que vamos a identificar como “fichero de clientes” y cuya finalidad, tal y como está tipificada en el » formulario de notificación de ficheros (NOTA) , será la de “Gestión de Clientes, contable, fiscal y administrativa”.



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