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¿Quien es el responsable del fichero?

Con el término “responsable del fichero”, la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (Lopd) se refiere a la persona, empresa o entidad responsable de que los datos de carácter personal almacenados en un fichero sean tratados aplicando las garantías que la propia Lopd establece para proteger la intimidad y demás derechos fundamentales de las personas.
Por lo general, la persona o entidad que en el ejercicio de su actividad decida crear un fichero para tratar los datos de las personas con las que se relaciona (clientes, proveedores, empleados, pacientes, alumnos etc.) adquiere la condición de responsable del fichero y asume la obligación de tratar los datos aplicando las garantías previstas en la Ley Orgánica de Protección de Datos. Sin embargo, en caso de duda, habrá que acudir a la definición legal contenida en artículo 3.d de la Lopd y artículo 5.1.q de su Reglamento, según la cual el responsable del fichero es aquella “persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo, que sólo o conjuntamente con otros decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento, aunque no lo realizase materialmente”.

Como vemos, la definición del “responsable del fichero” es muy amplia, incluyendo, entre otros, a los empresarios autónomos, los profesionales liberales (médicos, abogados, etc.), a las sociedades mercantiles (sociedades limitadas, anónimas, etc.), a las sociedades civiles, a las asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro y a los organismos de la Administración Pública del Estado, siempre y cuando dispongan de ficheros de datos de carácter personal y decidan sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento que se vaya a realizar con dichos datos.


Las obligaciones del responsable del fichero

El responsable del fichero debe poner todos los medios que sean necesarios para que los datos de carácter personal se utilicen aplicando las garantías que la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (Lopd) establece para garantizar la intimidad y demás derechos fundamentales de los ciudadanos. Podemos resumir dichas obligaciones de la siguiente manera:

  • Notificación e inscripción de ficheros. Cuando el responsable del fichero vaya a crear un fichero de datos de carácter personal debe notificarlo previamente a la Agencia Española de Protección de Datos con la finalidad de que, si cumple con los requisitos legalmente establecidos, sea inscrito en el Registro General de Protección de Datos
  • Aplicación de los principios de la Protección de datos. El responsable del fichero debe recoger, tratar y ceder los datos de carácter personal aplicando todos y cada uno de los principios regulados en el título II ,dichos principios son los siguientes; calidad de los datos, derecho de información en la recogida de datos, consentimiento del afectado, datos especialmente protegidos, seguridad de los datos, deber de secreto, comunicación de datos y acceso a los datos por cuenta de terceros.
  • Ejercicio de los derechos de los ciudadanos. El responsable del fichero deberá diseñar y poner en marcha un procedimiento sencillo y gratuito que facilite a los ciudadanos el ejercicio de los denominados “derechos ARCO” (derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición).
  • Transferencia internacional de datos. El responsable del fichero no podrá transmitir los datos de carácter fuera del territorio del Espacio Económico Europeo (Países de la Unión Europea, Islandia, Liechtenstein y Noruega) salvo que el Director de la Agencia Española de Protección de Datos se lo haya autorizado previamente, debiendo tener en cuenta que no será necesaria dicha autorización cuando la transferencia tenga como objeto alguna de las excepciones previstas en el artículo 34 de la Lopd.
  • Colaboración con la Agencia. El responsable del fichero tiene el deber de colaborar con la Agencia Española de Protección de Datos en el ejercicio de sus funciones, facilitando la función inspectora, proporcionando la información que le sea requerida y remitiendo las notificaciones legalmente previstas.

- Mas información: » Las obligaciones del responsable del fichero


Infracciones y sanciones

En el caso de que el tratamiento de los datos de carácter personal se lleve a cabo sin cumplir con las garantías previstas en la Lopd, el responsable del fichero se expone a ser sancionado por la Agencia Española de Protección de Datos con multas de hasta 600.000 euros (cien millones de pesetas) dependiendo del tipo de infracción que se haya cometido (leve, grave o muy grave). Tal y como establece el artículo 45.4 de la Lopd “La cuantía de las sanciones se graduará atendiendo a la naturaleza de los derechos personales afectados, al volumen de los tratamientos efectuados, a los beneficios obtenidos, al grado de intencionalidad, a la reincidencia, a los daños y perjuicios causados a las personas interesadas y a terceras personas, y a cualquier otra circunstancia que sea relevante para determinar el grado de antijuridicidad y de culpabilidad presentes en la concreta actuación infractora”



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